Algemeen
Dit is het privacy beleid van OUB bv en Coöperatieve Transport Exploitatie Maatschappij OUB ba.

OUB bv is een onderneming met als kerntaak het verzorgen van de opleidingen voor het Getuigschrift Beroepsvervoer over de Weg, Daarnaast verzorgt OUB bv andere opleidingen en trainingen gerelateerd aan ondernemerschap en beroepsvervoer, houdt zij zich bezig met personeelsdetachering en het verstrekken van adviezen op het gebied van vervoer, alsmede het verzorgen van verzekeringen en administraties
Coöperatieve Transport Exploitatie Maatschappij OUB ba is een coöperatieve vereniging die zich voornamelijk bezighoudt met dienstverlening, in- en verkoop van goederen (waaronder specialistisch drukwerk) ten dienste van het beroepsgoederenvervoer.

OUB bv en Coöperatieve Transport Exploitatie Maatschappij OUB ba worden verder genoemd: OUB.

1. Persoonsgegevens van wie.
OUB bewaart de persoonsgegevens van haar klanten, van voormalig klanten, (oud-) medewerkers, freelance docenten, die via schriftelijke correspondentie, via elektronische weg en telefonisch zijn verkregen.

2. Welke gegevens en waarom.
De persoonsgegevens van klanten betreffen de naam, voornaam/voornamen, voorletters, adres, e-mailadres, (mobiele) telefoonnummer(s), BSN, geboortedatum en -plaats, indien van toepassing gegevens over de werkgever, de functie en eventueel overige door de klant aan OUB verschafte informatie.
Deze gegevens zijn noodzakelijk voor een correcte administratie ten behoeve van de (te volgen) opleiding(-en), de facturatie aan het juiste adres en het verzorgen van de subsidie aanvraag bij de stichting opleidings- en ontwikkelingsfonds beroepsgoederenvervoer, indien van toepassing.

Daarnaast heeft OUB beschikking over informatie met betrekking tot de voortgang van de opleiding en de behaalde resultaten. Dit laatste slechts indien de klant deze informatie met OUB deelt.

3. Verantwoordelijkheid, opslag, toegang en inzage.
De directie/het bestuur is eindverantwoordelijk voor het privacy beleid. Alle bovenvermelde persoonsgegevens worden bewaard op papier en in een beveiligd MS excel bestand. De papieren informatie is opgeslagen in een afgesloten, beveiligde kast. De digitale informatie wordt bewaard op de lokale server van OUB, voorzien van meerdere wachtwoorden. Het computersysteem wordt regelmatig voorzien van een backup.
Alleen de medewerkers die in loondienst zijn van OUB én uit hoofde van hun functie noodzakelijkerwijs toegang dienen te hebben tot genoemde gegevens hebben inzage in genoemde gegevens, externe docenten hebben slechts de beschikking over díe gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun opdracht (zoals naam, telefoonnummer en geboortedatum en eventueel voortgang van de opleiding).

De persoonsgegevens worden bewaard tot de toestemming daartoe wordt ingetrokken. In principe heeft alleen de directie, het bestuur en de administratief medewerker toegang tot de gegevens. Betrokkenen kunnen inzage vragen in hun eigen persoonsgegevens en deze desgewenst laten wijzigen of verwijderen.

De wettelijke bewaartermijn van administratieve gegevens is van overheidswege (belastingdienst) vastgesteld op minimaal 7 jaar, danwel 10 jaar. Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.

4.Toestemming en klachten
Conform de AVG wordt betrokkenen geen expliciete toestemming gevraagd. Klachten kunnen via de directie/het bestuur worden ingediend.

5. Bescherming
Door het beheer van alle persoonsgegevens bij de directie/het bestuur en haar medewerkers te beleggen en door met betrokkenen afspraken te maken over de werkwijze bij onderlinge communicatie, wordt nagestreefd dat onbevoegden onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien. Hieronder valt de afspraak dat mailings naar meerdere betrokkenen alleen met blinde mailadressen (BCC) worden verstuurd. Maatregelen die verder zijn genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien, bestaan uit:
– Opslag op de lokale beveiligde server van OUB
– Bestanden zijn beveiligd met een (sterk) wachtwoord
– Bestanden, werkstations en server worden regelmatig van een update voorzien
– Hard copy gegevens worden bewaard in een afgesloten, beveiligde kast ten kantore van OUB.
– Het kantoor van OUB is beveiligd met een alarmsysteem en een fysiek rolluik.

6. Externe partijen
Er zijn geen derden die toegang hebben, krijgen, of mogen verkrijgen tot de persoonsgegevens die OUB bewaart.

 7. Datalekken
Indien zich onverhoopt een datalek voordoet zal de directie/het bestuur zorgen voor documentatie, naar bevind van zaken handelen en indien aan de orde bij de betreffende overheidsinstanties melding doen.

8. Inwerkingtreding, evaluatie en publicatie van het beleid
Het privacy beleid van OUB is door de directie/het bestuur vastgesteld op 18 mei 2018 en is in werking getreden op 25 mei 2018. Dit beleid wordt tijdens iedere AVA en ALV besproken en geëvalueerd. Indien noodzakelijk of wenselijk, wordt het privacy beleid aangepast. Het beleid is gepubliceerd op de website.